Krav på dokumentation vid lönekartläggning

Företag som har 10 anställda eller fler ska skriftligt dokumentera hur arbetet med lönekartläggning har gått till och vilka resultat man kommit fram till.

Dokumentation av lönekartläggningen i 5 steg

Här följer ett exempel på hur arbetsgivares dokumentation av lönekartläggningen kan se ut. Mallen följer kraven som beskrivs i diskrimineringslagens 3:e kapitel.

1. Inledning

Starta dokumentationen med en inledning som övergripande beskriver hur ni genomfört arbetet med lönekartläggningen. Här kan ni till exempel beskriva:

  • hur samverkan har skett,
  • vilka personer som ingått i arbetsgruppen,
  • om ni haft externt stöd,
  • hur och när arbetet har genomförts.

Läs mer om samverkan vid lönekartläggning →

 

2. Utvärdera föregående års lönekartläggning

Innan ni går in på årets lönekartläggning är det värdefullt att inkludera en kort utvärdering av föregående års arbete. Lönekartläggningen syftar trots allt till ökad jämställdhet över tid och därmed är det ett löpande arbete som tekniskt sett inte avslutas.

Utvärderingen av förra årets lönekartläggning kan till exempel svara på frågor som: Har ni genomfört de planerade åtgärderna i handlingsplanen? Är det något arbete som kvarstår?

 

3. Redovisa årets lönekartläggning

Här börjar redovisningen av årets lönekartläggning. En bra inledning till detta avsnitt är att beskriva de val ni gjort innan arbetet startade. Det kan till exempel vara att ni valde att använda ett verktyg för lönekartläggning och hur ni gjort indelning i lika och likvärdigt arbete.

a) Kartläggning och analys av bestämmelser och praxis gällande löner och andra anställningsvillkor

Redogör för vilka riktlinjer och styrdokument gällande lön och andra anställningsvillkor som har analyserats. Det inkluderar exempelvis företagets lönepolicy, kriterier för lönesättning, förmåner och bonuspolicy.

Denna sektion ska redovisa vad ni kommit fram till i analysen och eventuella förslag på åtgärder. I artikeln om analys av bestämmelser och praxis får du våra bästa tips på hur ni genomför kartläggning och analys.

b) Kartläggning och analys för Lika arbete

Nu är det dags att redovisa den del av lönekartläggningen som handlat om lika arbete.

  1. Beskriv hur ni genomfört indelningen av lika arbete.
  2. Visa statistik över de grupper/arbeten inom organisationen som kan betraktas som lika.
  3. Beskriv vad analysen av löneskillnader mellan kvinnor och män inom lika arbete gav och om löneskillnaderna kan betraktas om sakliga eller inte.
  4. Vilka förklaringsfaktorer är de vanligaste? Exempel på förklaringsfaktorer är till exempel erfarenhet, ålder och prestation.
  5. Redogör vilka eventuella åtgärder ni behöver genomföra.

c) Kartläggning och analys för Likvärdiga arbeten

Nästa steg är att dokumentera kartläggning och analys av likvärdiga arbeten.

  1. Beskriv val av metodik för arbetsvärdering och bedömningskriterier.
  2. Visa upp statistik över antal likvärdiga arbeten och vilka som är kvinnodominerade respektive icke-kvinnodominerade.
  3. Beskriv tydligt vad analysen av likvärdiga arbeten gav och om eventuella löneskillnader kan betraktas som sakliga eller inte.
  4. Vilka förklaringsfaktorer är de vanligaste? Exempel på förklaringsfaktorer i detta fall kan till exempel vara marknadslöner och prestation men också och geografisk placering.
  5. Redogör slutligen för de eventuella åtgärder ni behöver vidta.

d) Resultatet av Hierarkisk analys

Detta steg i lönekartläggningen har handlat om att undersöka om det finns kvinnodominerade arbeten som har lägre lön jämfört med icke-kvinnodominerade arbeten med lägre krav.

I denna del av dokumentationen ska ni beskriva resultatet av den hierarkiska analysen genom att svara på:

  • Finns det något kvinnodominerat arbete med högre krav men lägre lön än lägre värderat arbete som inte är kvinnodominerat?
  • Är löneskillnaden sakligt motiverad?

4. Dokumentera er handlingsplan

När ni har dokumenterat de analyser som gjorts i samband med lönekartläggningen (steg 3. a-d ovan) ska ni redovisa er handlingsplan med förslag på åtgärder. Beskrivningen kan vara övergripande och bör inte innehålla individuppgifter.

Mer detaljerad information, som redovisar lönejusteringar på individnivå, kan läggas som bilaga till rapporten. På så sätt kan ni välja vilka personer som ska ha tillgång till den typen av information.

5. Kostnadsberäkning och tidsplanering

Gör en sammanställning över vad era beslutade lönejusteringar kommer att kosta tillsammans med en tidsplan för när åtgärderna ska genomföras. Beskriv tydligt om åtgärderna ska ske i ett eller flera steg.

Andra aktiviteter i handlingsplanen så som justeringar av policydokument och utbildning av chefer ska också vara kostnadsberäknade och inkludera en plan för genomförande. Notera också vem som ansvarar för olika aktiviteter och bestäm när nästa års lönekartläggning ska genomföras.

Vanliga frågor vid dokumentation av lönekartläggning

Här har vi samlat några vanliga frågor i samband med dokumentation av arbetet med lönekartläggning.

Under lönekartläggningen har vi inte hittat några osakliga löneskillnader. Måste vi ändå dokumentera processen?

Ja, som arbetsgivare med 10 eller fler anställda måste ni årligen dokumentera lönekartläggningsarbetet.

De planerade lönejusteringarna känns inte relevanta eftersom vi gjort en större omorganisation. Hur dokumenterar vi det?

Om ni inte längre ser något behov av lönejusteringar är det viktigt att ni beskriver och motiverar varför det inte är aktuellt. Hänvisa till föregående års lönekartläggning och följ upp vilka åtgärder som redan vidtagits.

Det är svårt att avgöra vad som räknas som likvärdiga arbeten i vår organisation? Vad finns det för stöd att få?

Om du anser att ni behöver höja er kompetens inför nästa lönekartläggning rekommenderar vi vår digitala utbildning Lönekartläggning i praktiken där du får konkreta tips på allt som inte står i Diskrimineringslagen eller DO:s instruktioner. Här får du också exempel på hur andra svenska företag hanterar sin lönekartläggning.

Hantera osakliga löneskillnader

Hantera osakliga löneskillnader

Under er senaste lönekartläggning, hittade ni några osakliga löneskillnader? Så upptäcker, förebygger och åtgärdar ni lönediskriminering på jobbet.

Hur gör man en lönekartläggning?

Hur gör man en lönekartläggning?

Gör en lönekartläggning i 7 enkla steg: I den här artikeln guidar vi dig, steg för steg, genom kartläggning och analys, med praktiska råd på vägen.

Lönekartläggning: Analys av bestämmelser och praxis

Lönekartläggning: Analys av bestämmelser och praxis

I en lönekartläggning ska företagets policys, riktlinjer och praxis gällande löner och andra anställningsvillkor analyseras ur ett jämställdhetsperspektiv. Här går vi igenom hur ni kan gå tillväga med detta steg.